El Instituto de Investigaciones Históricas hace suya la preocupación plasmada por la UNESCO en su Carta sobre la preservación del patrimonio digital, en la cual se asume el compromiso de proteger aquellos recursos únicos fruto del saber o expresión de los seres humanos, generados directamente en formato digital o convertidos a partir de material analógico, de muy diversa naturaleza (cultural, educativa, científica o administrativa, técnica, etcétera.), en diversos formatos posibles (textos, imágenes, grabaciones, etcétera), e igualmente dignos de protección y conservación.

Asimismo, el Instituto busca responder a la dinámica de producción de documentos digitales a gran escala, situación que, aunada a la velocidad de los cambios tecnológicos, plantea importantes retos en torno a la vulnerabilidad y a los riesgos de corrupción y pérdida de tales documentos. En atención a ello, considera que el diseño de estrategias para la preservación del patrimonio digital es una necesidad urgente para evitar la desaparición de recursos documentales valiosos.

El Instituto de Investigaciones Históricas de la Universidad Nacional Autónoma de México reconoce el gran valor y la importancia de la producción intelectual, académica y de investigación producida por su comunidad. Por ello ha promovido la creación del Repositorio Institucional Históricas-UNAM como una plataforma de acceso abierto para la recolección, el almacenamiento, la gestión, la difusión y la preservación de documentos digitales de investigación, docencia, divulgación y otros resguardados o generados por el Instituto (véase nuestra Política de contenidos).

El Instituto reconoce que la preservación digital es el conjunto de principios, políticas, normas y estrategias diseñados para asegurar que un objeto digital permanezca accesible, inteligible y usable a través del tiempo y de los cambios tecnológicos. Dichas condiciones aseguran que su fiabilidad y exactitud estén protegidas y su autenticidad sea verificable.

Tanto el Instituto como el repositorio asumen el compromiso de diseñar mecanismos y generar las condiciones para proteger y conservar, a través del tiempo, tanto los componentes digitales de los documentos como la información contenida o agregada a ellos.

Propósito y alcance de la política

Mediante la presente política de preservación digital se pretende sentar las bases para la generación de estrategias de preservación que permitan asegurar la accesibilidad permanente a los documentos digitales depositados en el Repositorio Institucional Históricas-UNAM.

El Repositorio Institucional Históricas-UNAM se compromete a preservar la estructura de sus comunidades y colecciones; los documentos digitales depositados en su forma, contenidos y relaciones; así como los metadatos asociados a ellos, por tiempo indefinido.

Responsables de su instrumentación y marco de referencia

La instrumentación de la presente política estará a cargo del Repositorio Institucional Históricas-UNAM en colaboración con la Coordinación de Cómputo, e involucrará, en el ámbito de sus competencias, a las distintas áreas responsables de la producción de los documentos digitales en el Instituto.

Con el propósito de asegurar la accesibilidad a los documentos digitales en el largo plazo, el Repositorio Institucional Históricas-UNAM busca cumplir con los estándares y las buenas prácticas sugeridos tanto en la propuesta metodológica de los Niveles de Preservación Digital NDSA (por sus siglas en inglés) como por The International Council on Archives (ICA) y The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (ICA-ITERPARES), los cuales sirven como guía sobre los criterios y acciones concretos para un óptimo resguardo de la información.

A continuación se detallan algunas acciones generales delineadas por el repositorio respecto a:

Creación de documentos digitales

Las estrategias para la preservación de los documentos digitales que alberga el repositorio deben considerar su naturaleza y sus procesos de producción, así como abarcar todas las fases de su ciclo de vida. Es por ello que hemos emprendido un análisis de la creación de documentos (nativos o producto de digitalización) que permita transitar a una estandarización de los procesos a partir de la valoración de las ventajas del uso de software y formatos específicos, la documentación de procedimientos y la generación de manuales, la aplicación de estándares y buenas prácticas en la digitalización y descripción documental, entre otras acciones generales que deriven en documentos digitales fiables, auténticos y estables desde el momento de su creación.

Formatos de ficheros y conversión de formatos

El Instituto de Investigaciones Históricas es consciente de la obsolescencia de formatos creados a partir de software propietario; es por ello que en el Repositorio Institucional Históricas-UNAM se privilegia la creación de documentos en formatos abiertos o de código abierto documentado, siempre que sea posible.

Así también, se contempla la creación de archivos maestros (en formatos libres: TIFF. WAV, etcétera) y diversas salidas para su difusión en el repositorio (PDF, JPG, MP3, EPUB, etcétera), mismos que serán preservados y documentados. Para verificar los formatos soportados, véase nuestra Política de contenidos.

Se realiza monitoreo de las versiones de formatos y sus respectivas actualizaciones con el objetivo de asegurar su continua accesibilidad. También se ha optado por la transformación de algunos documentos a formato XML, formato abierto y flexible que permitirá conservar el contenido intelectual de los documentos depositados en el repositorio.

Gestión documental

Adicionalmente, el Repositorio Institucional Históricas-UNAM ha seleccionado sistemas confiables tanto para la gestión como para el mantenimiento de sus documentos digitales. Para ello, utiliza como plataforma de operación DSpace 6.3, software de código abierto compatible con el protocolo de interoperabilidad OAI-PHM (Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting).

Se ha adoptado el sistema Handle para la asignación de identificadores, únicos y persistentes, a todos los documentos depositados en el repositorio, lo que contribuirá a asegurar su accesibilidad en el largo plazo.

Descripción documental

Los metadatos administrativos, estructurales, descriptivos y de derechos permiten el control lógico e intelectual de los datos a los que están asociados. Los metadatos detallados son clave para asegurar la producción de documentos digitales fiables.

Todos los documentos digitales depositados en el repositorio están descritos bajo esquemas y estándares nacionales e internacionales, con el objetivo de posibilitar la interoperabilidad con otros sistemas. Los documentos están descritos bajo el estándar de metadatos Dublin Core, cumplen con las directrices de OpenAIRE para repositorios de literatura v3, son compatibles con el protocolo OAI-PMH, con los lineamientos de La Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas (LA Referencia) y los Lineamientos específicos para repositorios institucionales del Repositorio Nacional del Conacyt. Adicionalmente, se han elaborado manuales de metadatos propios para regular, sistematizar y estandarizar la consignación de la información de los documentos digitales en el repositorio; se redactaron políticas de metadatos que brindan parámetros acerca del esquema utilizado, los estándares de referencia y normalización, la interoperabilidad y sobre su uso (véase nuestra Política de metadatos).

Respecto a los derechos de autor, el Repositorio Institucional Históricas-UNAM se apega a lo establecido en la Ley Federal de Derechos de Autor y demás disposiciones nacionales e internacionales vigentes en la materia. Se compromete a respetar los derechos de autor y las licencias que los titulares de los derechos patrimoniales de cada documento digital han establecido o autorizado para el uso, la circulación y el acceso a dichos documentos en nuestra plataforma, así como mostrar permanentemente y preservar tal información (véase nuestra Política derechos de autor).

Seguridad de la información

El repositorio es una plataforma centralizada que se compromete a velar por la información depositada. Los responsables de él serán los únicos con permisos para la revisión, comprobación, modificación y actualización de la información registrada en los ficheros, bases de datos, plantillas y demás instrumentos para la gestión de la información contenida. Los cambios que se consideren pertinentes serán debidamente documentados y se conservará una copia de la primera versión y del historial de modificaciones.

La Coordinación de Cómputo del Instituto de Investigaciones Históricas definirá la frecuencia de los respaldos, así como la aplicación de diversos mecanismos y niveles de seguridad destinados a salvaguardar de la información.

Para la realización de algunas de las actividades antes descritas y otras adicionales, se ha optado por el uso de Archivematica 1.8, sistema de preservación digital de código abierto que permite al usuario procesar objetos digitales en cada uno de los procedimientos de gestión: transferencia, ingesta, depósito y acceso, acorde con el modelo funcional OAIS (Open Archival Information System), orientado a la gestión, al archivo y a la preservación a largo plazo de la información. Archivematica es compatible con DSpace 6.3 y está basado en estándares como PREMIS y Dublin Core.

La presente política de preservación es la versión 1.0, liberada el 28 de junio de 2019, y estará disponible de manera permanente en el sitio del repositorio, así como sus posteriores revisiones.